Privacyverklaring

De verwerkingsverantwoordelijke?

Het kantoor Dewever & Van de Velde is een vennootschap onder firma (‘VOF’) overeenkomstig het Belgische recht, met maatschappelijke zetel te 8720 Wakken (Dentergem), Kasteeldreef 9, met ondernemingsnummer 0628.482.893.

Het kantoor is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonlijke gegevens die aan ons worden verstrekt of door gebruik van onze diensten (o.a. door gebruik van de website).

Indien U vragen heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens, kan U steeds contact opnemen:

• Via post: te verzenden naar 8720 Wakken, Kasteeldreef 9 met als vermelding ‘Privacy’;
• Via e-mail: aan advocaten@dewever-vandevelde.be met vermelding ‘Privacy’;
• Via telefoon: door te bellen naar 056/60.10.70

Onderhavig informatie is bedoeld om U te informeren inzake het privacybeleid (verwerking van persoonlijke gegevens) dat wordt gehanteerd op de website van het kantoor en in het algemeen overeenkomstig de Algemene Verordening Gegevensbescherming (General Data Protection Regulation of ‘GDPR’) die op 25 mei 2018 van kracht is. De privacyverklaring dient te worden gelezen samen met ons beleid omtrent het gebruik van Cookies en disclaimer.

Wij hechten veel belang aan de bescherming van Uw gegevens. Daarnaast rust op iedere advocaat die werkt binnen het kantoor het beroepsgeheim voor alle informatie en gegevens die werden verkregen binnen het kader van de uitoefening van het beroep.

Wat zijn persoonsgegevens?

Alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon („de betrokkene”); als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon; (art. 4, 1) GDPR)

Welke gegevens?

Dewever & Van de Velde verwerkt uw persoonsgegevens doordat u gebruik maakt van onze diensten en/of omdat u deze zelf aan ons verstrekt. Verder in de privacyverklaring wordt opgelijst welke gegevens er worden verzameld en voor welke doeleinden.

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken?

Onze website en/of dienst heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar, tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd. We kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming. Als u er van overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via advocaten@dewever-vandevelde.be, dan verwijderen wij deze informatie.

Een advocaat treedt op als juridisch adviseur, vertegenwoordiger in rechte of voor andere doeleinden, en zal voor de goede uitvoering van het beroep verschillende vormen van informatie, documentatie en ook persoonsgegevens nodig hebben.

In de interactie met overheden, gerechtsdeurwaarders, actoren van justitie, is het eventueel mogelijk dat persoonsgegevens dienen te worden overgemaakt.

De persoonsgegevens van onze cliënten worden enkel verwerkt in het kader van de opdrachten die aan kantoor Dewever & Van de Velde worden toevertrouwd. De gegevens vallen bovendien onder het beroepsgeheim.

Dewever & Van de Velde verwerkt via de website de hieronder opgesomde persoonsgegevens voor de vermelde doelen:

• Klantenbeheer
  • Juridische dienstverlening:
    • Met het oog op het verlenen van juridische diensten aan onze cliënten, verwerken wij mogelijks uw persoonlijke identificatiegegevens (naam, (bedrijfs)adres, e-mailadres, telefoonnummer), identificatiegegevens uitgegeven door de overheid (identiteitskaartnummer, paspoortnummer, rijbewijsnummer, pensioennummer, nummerplaat, ondernemingsnummer, BTW-nummer…), financiële gegevens (bankrekeningnummer, wijze van betaling), en persoonlijke kenmerken (geboortedatum, geboorteplaats, geslacht, taal, nationaliteit). Wij verwerken mogelijk eveneens andere persoonsgegevens die de cliënt met ons deelt bij het behandelen van een zaak. Wij verwerken in dat kader geen gevoelige persoonsgegevens (bijv. persoonsgegevens waaruit uw raciale of etnische afkomst blijkt, politieke opvattingen, godsdienstige of levensbeschouwelijke overtuiging of lidmaatschap van een vakbond blijkt, genetische gegevens, biometrische gegevens, gegevens over uw gezondheid of gegevens over uw seksleven of seksuele geaardheid)
    • Deze gegevens laten ons toe om juridisch advies te verstrekken, juridische akten en documenten op te stellen, onze cliënten te vertegenwoordigen in rechte, in arbitrage of voor administratieve of gelijkaardige instanties, bijstand te verlenen bij onderhandelingen en/of het sluiten van contracten, bijstand te verlenen bij bemiddeling, bijstand te verlenen bij een politie- of gelijkaardig verhoor, verschillende mandaten (vb. bewindvoerder) op te nemen, juridische opleidingen aan te bieden, etc.
    • De rechtsgrond voor de verwerking van de persoonsgegevens is:
      • Ten aanzien van particuliere cliënten: het sluiten of het uitvoeren van een overeenkomst tot de verstrekking van juridische dienstverlening (artikel 6, §1, (b) AVG);
      • Ten aanzien van contactpersonen bij professionele cliënten en derde partijen: een gerechtvaardigd belang om juridische diensten te kunnen verlenen aan onze cliënten (artikel 6, §1, (f) AVG).
    • We verkrijgen deze persoonsgegevens rechtstreeks van de betrokkene en/of via een derde (vb. verzekeringsmakelaar, gerechtsdeurwaarder, notaris,..)
    • Voor de verstrekking van juridische dienstverlening. Wij houden jouw persoonsgegevens zo lang bij als vereist is om te voldoen aan onze wettelijke en/of deontologische verplichtingen, om onze diensten op een correcte manier te verlenen of omdat we een gerechtvaardigd belang hebben om jouw persoonsgegevens (langer) bij te houden.
    • Wij delen deze persoonsgegevens, in voorkomend geval, met het gerecht en politiediensten (i.e. hoven en rechtbanken, gerechtsdeurwaarders, het Openbaar Ministerie en politionele instanties). Daarnaast delen wij deze persoonsgegevens, in het kader van de behartiging van de belangen van de cliënt, met de advoca(a)t(en) van de tegenpartij of met de tegenpartij wanneer deze optreedt zonder bijstand van een advocaat of desgevallend met een vervangende advocaat. Daarnaast delen wij deze persoonsgegevens, in voorkomend geval, met bank- of verzekeringsinstellingen. Ingevolge een rechterlijke uitspraak kunnen wij eveneens gehouden zijn om deze persoonsgegevens te delen met een technisch raadsman, een expert of een gerechtelijk mandataris (i.e. notaris, gerechtelijke bewindvoerder, …) die bij vonnis of arrest is aangesteld. Daarnaast hebben derde partijen met wie wij samenwerken voor de opslag en het beheer van onze gegevens eveneens toegang tot deze persoonsgegevens (IT-providers)]. Een lijst van deze derde partijen met wie wij samenwerken is toonbaar op eenvoudig schriftelijk verzoek.
  • Naleving wetgeving en reglementering van toepassing op de advocatuur
    • Met het oog op de naleving van wetgeving en reglementering die van toepassing is op de advocatuur, verwerken wij mogelijk uw persoonlijke identificatiegegevens (naam, (bedrijfs)adres, e-mailadres, telefoonnummer), rijksregisternummer, identificatiegegevens uitgegeven door de overheid (identiteitskaartnummer, paspoortnummer, ondernemingsnummer, BTW-nummer, …); financiële gegevens (verrichtingen voor of namens de cliënt); persoonlijke kenmerken (geboortedatum, geboorteplaats, geslacht, taal, nationaliteit); gerechtelijke gegevens (veroordelingen, lopende geschillen) en andere persoonsgegevens die door u met ons worden gedeeld bij het behandelen van uw zaak
    • Deze gegevens laten ons toe om o.m. onze verplichtingen te vervullen in het kader van de witwaspreventie- en anti-fraudewetgeving, uitvoering te geven aan een gerechtelijk of administratief bevel of reglementering van de Orde van Vlaamse Balies na te leven.
    • De rechtsgrond voor de verwerking van de persoonsgegevens is gebaseerd op de wettelijke verplichtingen, vervat in de Wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten en eventuele verwijzing naar andere relevante wetgeving/reglementering (artikel 6, §1, (c) AVG); een gerechtvaardigd belang om in het kader van onze juridische diensten waakzaam te zijn voor witwaspraktijken (artikel 6, §1, (f) AVG).
    • We verkrijgen deze persoonsgegevens rechtstreeks van de betrokkene en/of via een derde.
    • Voor de naleving van wetgeving en reglementering van toepassing op de advocatuur houden wij uw persoonsgegevens bij zo lang bij als vereist is om te voldoen aan onze wettelijke en/of deontologische verplichtingen, om onze diensten op een correcte manier te verlenen of omdat we een gerechtvaardigd belang hebben om jouw persoonsgegevens (langer) bij te houden.
    • Wij delen deze persoonsgegevens desgevallend met de Stafhouder. Daarnaast hebben derde partijen met wie wij samenwerken voor de opslag en het beheer van onze gegevens eveneens toegang tot deze persoonsgegevens (IT-providers)]. Een lijst van deze derde partijen met wie wij samenwerken is toonbaar op eenvoudig schriftelijk verzoek.

• Interne organisatie en eigen beheer
  • B2B beheer
    • Met het oog op het B2B beheer van ons advocatenkantoor, verwerken wij mogelijk uw persoonlijke identificatiegegevens (naam, (bedrijfs)adres, e-mailadres, telefoonnummer), financiële gegevens (bankrekeningnummer, wijze van betaling), persoonlijke kenmerken (geslacht, taal) en enige andere informatie die u bezorgt in het kader van de samenwerking (bijv. informatie over beroep en betrekking).
    • Deze gegevens laten ons toe om[overeenkomsten met leveranciers/business partners af te sluiten, waaronder het vergelijken van leveranciers, het opvragen van offertes en het voeren van precontractuele onderhandelingen, te communiceren met leveranciers, het beheren van geplaatste bestellingen en het organiseren van de betaling.
    • De rechtsgrond voor de verwerking van de persoonsgegevens is:
      • Ten aanzien van particuliere leveranciers of business partners: het sluiten en uitvoeren van een overeenkomst in (artikel 6, §1, (b) AVG)
      • Ten aanzien van professionele leveranciers of business partners: een gerechtvaardigd belang om ons B2B beheer te organiseren (artikel 6, §1, (f) AVG).
    • We verkrijgen deze persoonsgegevens [echtstreeks van de betrokkene en/of via een derde.
    • Voor ons B2B beheer houden wij uw persoonsgegevens bij zo lang bij als vereist is om te voldoen aan onze wettelijke en/of deontologische verplichtingen, om onze diensten op een correcte manier te verlenen of omdat we een gerechtvaardigd belang hebben om jouw persoonsgegevens (langer) bij te houden.
    • Wij delen deze persoonsgegevens, in voorkomend geval, met overheidsdiensten, banken en verzekeringsmaatschappijen, boekhouders en auditeurs en externe juridische adviseurs. Daarnaast hebben derde partijen met wie wij samenwerken voor de opslag en het beheer van onze gegevens eveneens toegang tot deze persoonsgegevens (IT providers)]. Een lijst van deze derde partijen met wie wij samenwerken is toonbaar op eenvoudig schriftelijk verzoek.
      
  • Facturatie en boekhouding
    
    • Met het oog op de facturatie en onze boekhoudkundige verplichtingen, verwerken wij mogelijk uw persoonlijke identificatiegegevens (naam, (bedrijfs)adres, e-mailadres, telefoonnummer, KBO-nummer), financiële gegevens (bankrekeningnummer, wijze van betaling) en geleverde prestaties/dienste.
    • Deze gegevens laten ons toe om onze facturen op te maken, onze boekhouding te voeren en boekhoudkundige verplichtingen na te leven, waaronder het opmaken van een jaarrekening.
    • De rechtsgrond voor de verwerking van de persoonsgegevens is gebaseerd op diverse wettelijke verplichtingen, zoals deze vervat in het Wetboek Economisch recht (art. I.1 WER, art. III.82 WER, art. III.89 WER en art. III.90 WER), het KB WVV (dubbel boekhouden), het Wetboek Vennootschappen en Verenigingen (art. 3:1 WVV) en het Wetboek Inkomstenbelasting (art. 320 WIB) (artikel 6, §1, (c) AVG).
    • We verkrijgen deze persoonsgegevens rechtstreeks van de betrokkene en/of via een derde.
    • Voor onze facturatie en boekhoudkundige doeleinden houden wij uw persoonsgegevens zo lang bij als vereist is om te voldoen aan onze wettelijke en/of deontologische verplichtingen, om onze diensten op een correcte manier te verlenen of omdat we een gerechtvaardigd belang hebben om jouw persoonsgegevens (langer) bij te houden.
    • Wij delen deze persoonsgegevens met ons boekhoudkantoor, overheidsdiensten, sociale zekerheidsinstanties en banken- en verzekeringsmaatschappijen. Daarnaast hebben derde partijen met wie wij samenwerken voor de opslag en het beheer van onze gegevens eveneens toegang tot deze persoonsgegevens (IT-providers). Een lijst van deze derde partijen met wie wij samenwerken is toonbaar op eenvoudig schriftelijk verzoek.
• Geschillenbeheer
  • Met het oog op de regeling van potentiële geschillen, verwerken wij mogelijk uw persoonlijke identificatiegegevens (naam, (bedrijfs)adres, e-mailadres, telefoonnummer), identificatiegegevens uitgegeven door de overheid (identiteitskaartnummer, paspoortnummer, rijbewijsnummer, pensioennummer, nummerplaat, …), informatie over beroep en betrekking, financiële gegevens, gerechtelijke gegevens en alle andere informatie die relevant is voor de (potentiële) rechtszaak.
  • Deze gegevens laten ons toe om onze legitieme belangen te verdedigen in alle vormen van geschillenbeslechting en de administratie daarvan te verzorgen.
  • De rechtsgrond voor de verwerking van de persoonsgegevens is gebaseerd op het gerechtvaardigd belang om de (contractuele en buitencontractuele, wettelijke en andere) rechten van ons advocatenkantoor te vrijwaren (artikel 6, §1, (f) AVG).
  • We verkrijgen deze persoonsgegevens rechtstreeks van de betrokkene en/of via een derde.
  • Voor onze geschillenregeling houden wij uw persoonsgegevens bij tot 5 jaar na het verstrijken van de laatste termijn tot hogere voorziening (langer indien noodzakelijk, bijvoorbeeld om te voldoen aan wettelijke verplichtingen) plus een verificatieperiode van 1 jaar.
  • Wij delen deze persoonsgegevens, in voorkomend geval, met overheidsdiensten, gerecht en politiediensten, banken- en verzekeringsmaatschappen, ons boekhoudkantoor, externe juridische adviseurs, gerechtsdeurwaarders en incassobureaus. Daarnaast hebben derde partijen met wie wij samenwerken voor de opslag en het beheer van onze gegevens eveneens toegang tot deze persoonsgegevens (IT-providers). Een lijst van deze derde partijen met wie wij samenwerken is toonbaar op eenvoudig schriftelijk verzoek.
• Communicatie en marketing
  • Website
    • In het kader van onze website verwerken wij mogelijk uw persoonlijke identificatiegegevens (naam, (bedrijfs)adres, e-mailadres), contactverzoek en elektronische identificatiegegevens (IP-adres en cookies).
    • Deze gegevens laten ons toe om onze website te optimaliseren, online advertenties te tonen, uw contactverzoek te beantwoorden, n functie van bestelde diensten en/of producten via de webshop etc.
    • De rechtsgrond voor de verwerking van de persoonsgegevens is gebaseerd op het gerechtvaardigd belang om een goed functionerende en gebruiksvriendelijke website aan te bieden en onze producten en diensten te promoten (artikel 6, §1, (f) AVG). Analytische cookies, advertentiecookies en/of sociale media cookies worden enkel geplaatst indien u daartoe toestemming heeft gegeven via de website (artikel 6, §1, (a) AVG). (voor meer informatie, zie cookieverklaring)
    • We verkrijgen deze persoonsgegevens steeds rechtstreeks van u.
    • Voor bovenvermelde doeleinden houden wij uw persoonsgegevens bij voor de duur van de desbetreffende cookie (voor meer informatie, zie cookieverklaring). U kan uw cookievoorkeuren op elk ogenblik aanpassen. Indien u een contactverzoek heeft ingediend via onze website, houden wij uw persoonsgegevens bij als vereist is om te voldoen aan onze wettelijke en/of deontologische verplichtingen, om onze diensten op een correcte manier te verlenen of omdat we een gerechtvaardigd belang hebben om jouw persoonsgegevens (langer) bij te houden.
    • Wij delen deze persoonsgegevens met derde partijen met wie wij samenwerken voor het beheer van onze website (IT en software providers) (voor meer informatie, zie cookieverklaring). Daarnaast hebben derde partijen met wie wij samenwerken voor de opslag en het beheer van onze gegevens eveneens toegang tot deze persoonsgegevens (IT-providers). Een lijst van deze derde partijen met wie wij samenwerken is toonbaar op eenvoudig schriftelijk verzoek.

Het kantoor maakt gebruikt van een derde partij(en) voor bepaalde processen zoals bijvoorbeeld het beheer (hosting) van de website, boekhouding. Het kantoor heeft hiervoor een verwerkingsovereenkomst met de partij die toegang heeft tot uw persoonlijke gegevens in het licht van de door de derde partij verrichte diensten.

We stellen geen persoonlijke gegevens beschikbaar / maken geen persoonlijke gegevens over aan andere partijen, behoudens indien wettelijk verplicht, door een rechter bevolen of nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst.

Dewever & Van de Velde bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld en dit in het kader van het beroepsgeheim, de professionele bewaarplicht, de boekhoudkundige bewaarplicht en dergelijke meer.

U kan ons altijd contacteren voor de uitoefening van de volgende rechten:

• een verzoek om toegang of rectificatie van uw persoonsgegevens
• een verzoek om wissing van uw persoonsgegevens
• een verzoek om beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens
• een bezwaar tegen de verwerking van uw gegevens
• een verzoek om overdracht van uw gegevens
• een klacht als u van mening bent dat we niet handelen in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming. U kan ook een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit

U kan onze advocaten hiervoor steeds contacteren:

• Via post: te verzenden naar 8720 Wakken, Kasteeldreef 9 met als vermelding ‘Privacy’;
• Via e-mail: aan advocaten@dewever-vandevelde.be met vermelding ‘Privacy’;
• Via telefoon: door te bellen naar 056/60.10.70

Wij respecteren alle rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens waarop u volgens de toepasselijke wetgeving recht hebt.

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Rijksregisternummer zwart. Dit ter bescherming van uw privacy. We reageren zo snel mogelijk, en volgens de vigerende termijnen, op uw verzoek. Dewever & Van de Velde wil u er tevens op wijzen dat u de mogelijkheid heeft om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Privacy Commissie.

Dewever & Van de Velde neemt de bescherming van uw gegevens ernstig en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan.

Het kantoor heeft meer bepaald veiligheidsmaatregelen ontwikkeld die aangepast zijn op technisch en organisatorisch vlak, om de vernietiging, het verlies, de vervalsing, de wijziging, de niet-toegestane toegang of de kennisgeving per vergissing aan derden van persoonsgegevens verzameld te vermijden alsook elke andere niet toegestane verwerking van deze gegevens.

Binnen het kantoor wordt gebruikt gemaakt van het softwarepakket ‘Kleos’ aangeboden door Wolters Kluwer. De software van Kleos is ISO27001-gecertificeerd, zijnde de hoogste normen van data security.

Wij hebben de nodige contractuele afspraken gemaakt met de derde partijen met wie wij samenwerken en geven uw persoonsgegevens niet door buiten de Europese Economische Ruimte zonder de garantie dat uw gegevens daar ook een evenwaardig beschermingsniveau genieten.

Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met onze klantenservice of via advocaten@dewever-vandevelde.be.

Deze privacyverklaring kan van tijd tot tijd worden gewijzigd, binnen de beperkingen van de toepasselijke regelgeving inzake gegevensbescherming. Op eerste verzoek of Via [de website] heeft u steeds toegang tot de meest actuele versie.

Laatst bijgewerkte versie: 27-05-2021